Privacy statement

1.    Inleiding Intospace Management B.V.

U treft hier de privacyverklaring van Intospace Management B.V. (intospace® en CLIC). Intospace Management B.V. respecteert uw privacy en persoonsgegevens en draagt ​​er zorg voor dat de persoonsgegevens die aan Intospace Management B.V. worden verstrekt of anderszins door Intospace Management B.V. worden verkregen, vertrouwelijk en zorgvuldig worden behandeld. Wij leggen u duidelijk uit hoe wij uw gegevens opslaan, hoelang deze bewaard blijven en wat precies het doel van de gegevensverwerking is. Daarnaast geven we u duidelijk inzicht in hoe u gebruik kunt maken van uw rechten met betrekking tot gegevensverwerking.

Wat doet Intospace Management B.V.?

Intospace® en CLIC maken deel uit van Intospace Management B.V.. Hoewel we in deze privacyverklaring van Intospace Management B.V. spreken, leggen we graag uit waar beide organisaties zich mee bezig houden. Intospace® is een logistiek vastgoedontwikkelaar in ’s-Hertogenbosch die logistieke vastgoedoplossingen bouwt voor toekomstige generaties. CLIC is een concept van intospace®, dat staat voor City Logistics Innovation Campus, die de logistieke innovatiecampus vormt voor de Metropoolregio Amsterdam.

Meer weten over onze bedrijven? Via deze weg kunt u meer informatie vinden over intospace® en CLIC. Hoewel deze privacyverklaring ziet op intospace® en het project CLIC, vindt de gegevensverwerking vooral plaats vanuit intospace®. Indien CLIC gegevens verwerkt wordt dit expliciet benoemd.

Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn in overeenstemming met de geldende Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 toepasselijk in Nederland en de Europese Unie.

Heeft u vragen over de privacyverklaring van Intospace Management BV? Neem dan gerust contact op via het contactformulier van intospace®  of via het contactformulier van CLIC. Of stuur een mail naar backoffice@intospace.eu.

2.    Wat voor persoonsgegevens worden verzameld?

Als u gebruik maakt van de diensten van Intospace Management B.V. of in dienst treedt bij Intospace Management B.V., laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dit kunnen persoonsgegevens zijn zoals uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De AVG-wetgeving stelt ook bepaalde bedrijfsgegevens onder Persoonsgegevens. Denk aan het e-mailadres sofie.janssen@bedrijf.nl.

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn:

• Voor- en achternaam;
• Adres;
• Vestigingsadres;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• Burgerservicenummer;
• Bankrekeningnummer;
• (Persoonlijk) e-mailadres;
• (Mogelijk) Verklaring Omtrent het Gedrag;
• CV, diploma's en andere documenten van de personeelsdossier, kopie identiteitsbewijs, burgerlijke staat, e-mailadres en nationaliteit.

 

Niet alle persoonsgegevens zijn voor beide bedrijven relevant. CLIC verzameld enkel voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.

Let op: Afhankelijk van het verwerkingsdoeleind hoeven niet al de bovengenoemde gegevens van u verwerkt te worden. Onder ‘Grondslag en doelen voor gegevensverwerking’ wordt verder toegelicht welke gegevens wij per verwerkingsdoeleind verwerken.

3.    Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG-wetgeving baseren wij iedere verwerking op een rechtmatige grondslag. De volgende wettelijke verwerkingsgrondslagen kunnen van toepassing zijn op Intospace Management BV, dit verschilt per doeleind:

• Toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
• Noodzakelijkheid van de verwerking voor het voldoen aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
• Noodzakelijkheid van de verwerking om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
• Noodzakelijkheid van de verwerking voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Gebruik van bijzondere persoonsgegevens doordat toestemming is verleend (artikel 9 lid 2 sub a AVG)
• Gebruik van bijzondere persoonsgegevens door verplichtingen die voortvloeien uit het arbeidsrecht, socialezekerheidsrecht en socialebeschermingsrecht (artikel 9 lid 2 sub b AVG).

Bijzondere persoonsgegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap aan een vakbond uit blijken. De verwerking van genetische gegevens voor unieke identificatie, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of geaardheid vallen hier ook onder. Het burgerservicenummer wordt hier ook onder genoemd.

In enkele gevallen verwerkt Intospace Management B.V. bijzondere persoonsgegevens, deze bijzondere persoonsgegevens worden enkel met uw uitdrukkelijk toestemming verwerkt in strikt noodzakelijke situaties.

Artikel 13 lid 1 sub c van de AVG schrijft ons vervolgens voor om duidelijk aan te geven voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn hieronder volgt daarom een overzicht van de verschillende verwerkingsdoeleinden. Deze verwerkingsdoeleinden zijn ook wel de ‘redenen’ waarvoor wij uw persoonsgegevens dienen te verwerken.

Per verwerkingsdoeleind (reden voor verwerking) wordt aangegeven wat het doeleind inhoudt en onder welke grondslagen uit de AVG het doeleind valt. De bewaartermijnen (hoelang wij uw gegevens opgeslagen houden) van deze gegevens worden beschreven onder ‘Periode van opslag’.

Er zijn een aantal doelen waar Intospace Management B.V. uw gegevens voor verzameld:

1. Contact opnemen

Indien u op enige wijze contact hebt opgenomen met Intospace Management BV, worden de door u opgegeven gegevens bewaard en gebruikt voor het verloop van verder contact. Denk hierbij aan voor- en achternaam, e-mailadres, adres en telefoonnummer.

De hierbij horende grondslagen voor verwerking zijn: ons gerechtvaardigd belang (wij dienen met u te kunnen communiceren om vragen in behandeling te kunnen nemen of op te kunnen volgen en onze diensten aan te kunnen bieden).

2. Nieuwsbrief

U kunt zich inschrijven voor de nieuwsbrief van CLIC. Indien u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief verwerken wij in ieder geval uw e-mailadres. Mogelijk worden er gegevens verwerkt als uw voor- en achternaam.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: uw toestemming (het bij CLIC kenbaar maken dat u geïnteresseerd bent in het ontvangen van onze nieuwsbrief), ons gerechtvaardigd belang (voor communicatie en inlichting over CLIC).

3. Klantenrelatie

Het is voor Intospace Management B.V. belangrijk om uw feedback, klachten en wensen op te slaan en te verwerken in een CRM-systeem. Indien Intospace Management B.V. nog verder contact met u moet opnemen (bijvoorbeeld voor de opvolging van een klacht) moet Intospace Management B.V. hiertoe in staat zijn. Wij bewaren hiervoor gegevens zoals uw naam, telefoonnummer en e-mail.

De hierbij horende grondslagen voor verwerking zijn: uitvoering van de overeenkomst (om onze diensten naar behoren uit te voeren door duidelijk contact met de personen en verantwoordelijken te hebben) en ons gerechtvaardigd belang (het kunnen initiëren, onderhouden en bijhouden van de klantrelatie; om de bijbehorende administratie, correspondentie en relatiebeheeractiviteiten te kunnen verrichten en het naar behoren kunnen uitvoeren van onze diensten).

4. Uitvoeren overeenkomst/dienstverlening

Intospace Management B.V. verwerkt uw persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan de gesloten overeenkomst (met uitsluiting van arbeidsovereenkomsten) en om onze dienstverlening naar behoren te kunnen uitvoeren. Aan de hand van de overeenkomst of de specifieke dienstverlening kunnen verschillende persoonsgegevens verwerkt worden. Wij verwerken voor dit doeleind in ieder geval de volgende persoonsgegevens: uw voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en andere gegevens die nodig kunnen zijn, zoals adresgegevens.

De hierbij horende grondslagen voor verwerking zijn: uitvoering van de overeenkomst (om de gesloten overeenkomsten na te komen en onze diensten naar behoren uit te voeren) en onze wettelijke verplichting (om de administratie van Intospace Management B.V. op orde te hebben en te houden).

5. Boekhouding en facturatie

Intospace Management B.V. is wettelijk verplicht om er een gedegen boekhouding op na te houden. Hiervoor worden de gegevens bewaard die redelijkerwijs op offertes of facturen aanwezig zijn. Denk hierbij aan naam en indien nodig bankgegevens.

De hierbij horende grondslagen voor verwerking zijn: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met de klant); wettelijke verplichtingen (waaronder onze administratie- en bewaarplicht, fiscale verplichtingen en verplichting rondom het opstellen van jaarrekeningen en jaarverslagen); ons gerechtvaardigd belang (om onze reguliere bedrijfsactiviteiten op een juiste en effectieve wijze te kunnen uitvoeren; om onze dienstverlening te kunnen verrichten en te verbeteren, om bijvoorbeeld tijdens een geschil of juridische procedure onze belangen te kunnen beschermen en om fraude, oplichting of ander onrechtmatig gedrag tegen te gaan).

6. Gegevens van medewerkers

Wanneer u in dienst treedt bij Intospace Management BV, heeft Intospace Management B.V. bepaalde gegevens nodig voor het opstellen van medewerkers profiel. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk om naar behoren bij Intospace Management B.V. in dienst te treden. Denk hierbij aan voor- en achternaam, adresgegevens, bankgegevens (voor het financieel uitbetalen van het salaris), geboortedatum, en indien nodig een Verklaring Omtrent het Gedrag en/of een burgerservicenummer.

De hierbij horende grondslagen voor verwerking zijn: uw nadrukkelijke toestemming (door middel van het ondertekenen/kennisneming van de verschillende documenten van Intospace Management BV, waaronder het Personeelshandboek van Intospace Management BV, waardoor u aangeeft op de hoogte te zijn en akkoord te gaan met de gegevensverwerking van bepaalde persoonsgegevens waaronder verschillende bijzondere persoonsgegevens), uitvoering van de overeenkomst (het kunnen opstellen van een medewerkers dossier en om aan de verplichtingen van de overeenkomst te kunnen voldoen, waaronder het uitbetalen van salaris), wettelijke verplichting (de verplichting om te voldoen aan de afgesloten overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen betreffende het op een correcte wijze aannemen van een medewerker), en ons gerechtvaardigd belang (het naar behoren uitvoeren van onze werkzaamheden en het kunnen opstellen van een volledig medewerkersprofiel).

7. Social media

Intospace Management B.V. maakt gebruik van meerdere social mediakanalen. Wanneer u via deze weg met ons in contact probeert te komen, worden de door u opgegeven gegevens verwerkt voor het desbetreffende doeleind. Deze gegevens zijn onder andere uw (profiel)naam en overige gegevens die u aan ons verstrekt.

Met het gebruik van social mediawebsites zijn de voorwaarden en de privacyverklaring van het desbetreffende social mediaplatform van toepassing. Deze kunnen afwijken van onze privacyverklaring. Intospace Management B.V. maakt gebruik van, Instagram (privacybeleid Instagram) en LinkedIn (privacybeleid LinkedIn). Als u een profiel hebt aangemaakt op social media, kunnen, afhankelijk van uw instellingen op het desbetreffende platform, bepaalde persoonsgegevens van u zichtbaar voor ons zijn, wanneer u gebruikmaakt van een openbaar profiel.

De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang (om op uw vragen, klachten en contactverzoeken in te kunnen gaan verwerken wij uw gegevens zodat wij u zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn).

8. Cookies, geplaatst via onze website https://intospace.eu/

Om gebruik te maken van de website van Intospace Management B.V. en om de website goed te laten functioneren worden er een aantal gegevens bewaard. Dit kan bestaan uit uw IP-adres, geografische locatie, apparaat informatie, browsertype, verwijzingsbron, duur van het bezoek, besturingssysteem, aantal bekeken pagina's, welke pagina's u heeft bekeken en soortgelijke informatie. Deze informatie kan namens ons worden verzameld door een externe dienstverlener voor websiteanalyse en/of kan worden verzameld met behulp van cookies.

Intospace Management B.V. houdt gebruiksgegevens bij van de website(s) voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem. De website van Intospace Management B.V. maakt daarbij gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van Intospace Management B.V. geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Let op: De Telecommunicatiewet (artikel 11.7A), ook wel bekend als de Nederlandse cookiewet, verplicht Intospace Management B.V. om u te informeren over het gebruik van cookies op onze website. In de cookieverklaring wordt onder andere vermeld welke cookies actief zijn op de website, welke gebruikersgegevens zij volgen en hoe lang de cookies geplaatst worden. Deze informatie over cookies wordt in een apart document gegeven: onze cookieverklaring.

4.    Periode van opslag

Hierboven hebben wij aangegeven voor welke verwerkingsdoeleinden wij uw persoonsgegevens gebruiken. Op basis van artikel 13 lid 2 sub a van de AVG zullen wij aangeven wat de opslagperiode van de persoonsgegevens zijn. Daarbij is het goed om te realiseren dat alle gegevens in ieder geval bewaard blijven voor de periode dat onze diensten worden verleend en/of er een overeenkomst van kracht is. Elk laatste contactmoment tussen u en Intospace Management B.V. geldt als een nieuw begin van de bewaartermijn van het desbetreffende verwerkingsdoeleind.

Het is mogelijk dat gegevens opgegeven en verwerkt voor een bepaald doeleind, overgaan in een ander doeleind. Hierdoor wordt voor de doorgegeven gegevens een nieuw bewaartermijn gestart. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer gegevens verstrekt worden via een contactformulier en er uiteindelijk overgegaan wordt naar het verlenen van een dienst. Wanneer er gebruikgemaakt wordt van dezelfde gegevens zal de bewaartermijn van deze gegevens overlopen naar die van het volgende doeleind.

1. Contact opnemen

Indien het contact niet leidt tot het verrichten van een dienst of werkzaamheden, worden de door u opgegeven gegevens voor een termijn van maximaal twee (2) jaar bewaard.

2. Nieuwsbrief

Wij bewaren de gegevens net zo lang tot er uitschrijving van de nieuwsbrief plaatsvindt. Na uitschrijving zullen de gegevens verwijderd worden.

3. Klantenrelatie

Voor dit doel blijven gegevens twee (2) jaar na het eindigen van een klantrelatie bewaard, tenzij langer nodig is in verband met een juridische procedure. De termijn van twee (2) jaar is in dit kader ook gekoppeld aan de mogelijkheid dat een eventuele relatie weer/nog klant wordt bij Intospace Management BV.

4. Uitvoeren overeenkomst/dienstverlening

Om de gesloten overeenkomsten en onze dienstverlening te kunnen uitvoeren bewaren wij de gegevens voor een periode van vijf (5) jaar, nadat de overeenkomst niet meer van kracht is. Indien er geen specifieke overeenkomst is gesloten is de termijn twee (2) jaar nadat de dienst volledig is uitgevoerd.

5. Boekhouding en facturatie

Voor het voeren van een gedegen boekhouding dienen wij persoonsgegevens welke verbonden zijn aan financiële doeleinden te bewaren voor een termijn van minimaal zeven (7) jaar, mogelijk te vermeerderen met vijf (5) jaar voor interne boekhouding. Dit tenzij een langere opslagperiode nodig is in verband met wettelijke verplichtingen en/of een te verwachten juridisch geschil.

6. Gegevens van medewerkers

Voor dit verwerkingsdoel worden verschillende bewaartermijnen gehanteerd, waarbij persoonsgegevens van sollicitanten na afwijzing/gesprek direct worden verwijderd.

Personeelsdossiers worden op basis van de Wet Rijksbelastingen tot twee (2) jaar na het einde van het dienstverband bewaard.

Persoonsgegevens die verwerkt zijn voor onze interne administratie worden voor maximaal zeven (7) jaar bewaard.

7. Social media

Gegevensbewaring door Instagram en LinkedIn, zowel diens Conversion API als andere dienstverlening, is onderhavig aan de voorwaarden van Instagram en LinkedIn. Lees voor meer informatie de privacyverklaring van Instagram en LinkedIn.

8. Cookies, geplaatst via onze website https://intospace.eu/

Alle informatie met betrekking tot cookies en de bewaartermijnen die door de cookies aangehouden worden zijn uitgebreid toegelicht in onze cookieverklaring.

5.    Met wie zullen de persoonsgegevens worden gedeeld?

Intospace Management B.V. deelt persoonsgegevens met derde partijen: dit gebeurt enkel wanneer dit strikt noodzakelijk is. In alle gevallen zal Intospace Management B.V. zich als verwerkingsverantwoordelijke conformeren aan de AVG-wetgeving, specifiek artikel 28 e.v. AVG. Intospace Management B.V. sluit indien nodig met alle betrokken partijen bij de verwerking van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst af. Deze derden zijn hiermee ook verplicht om te voldoen aan de AVG. Daarnaast ondertekend ieder personeel van Intospace Management B.V. betrokken bij de verwerking van persoonsgegevens een geheimhoudingsverklaring om de correcte verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG te waarborgen.

Om een goede afhandeling van diensten te garanderen vanuit Intospace Management BV, werken wij samen met bepaalde externe partijen. Denk hierbij aan partijen voor de financiële administratie, makelaar of notaris.

Wanneer wij uw persoonsgegevens delen met derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), nemen we altijd de benodigde maatregelen om deze gegevens te beschermen. Hierbij vertrouwen we onder meer op:

• De vereisten op basis van de geldende wet- en regelgeving;
• Modelbepalingen van de EU.

 

Overzicht van derde partijen die persoonsgegevens van u ontvangen:

• Boekhouder

Voor het voeren van een gedegen boekhouding is het mogelijk dat persoonlijke gegevens worden verstrekt aan een boekhouder. Dit zijn strikt noodzakelijke gegevens, welke tevens vermeld staan op facturen.

• Belastingdienst/overheidsinstanties

Om te voldoen aan onze belastingplicht en/of enig ander wettelijk voorschrift delen wij de benodigde persoonsgegevens met de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

• Google Analytics

Om de website te laten functioneren maken wij gebruik van Google Analytics. Google ontvangt gegevens over het gebruik van de website. Meer informatie over de gegevens die Google verzamelt kunt u vinden in deze privacyverklaring.

• Social media

Door gebruik te maken van de links van social media op onze website, kunnen gegevens verstrekt worden aan het social mediakanaal, zoals het IP-adres. Met het gebruik van social mediawebsites zijn de voorwaarden en de privacyverklaring van het desbetreffende social mediaplatform van toepassing. Deze kunnen afwijken van onze privacyverklaring. Intospace Management B.V. maakt gebruik van Instagram (privacybeleid Instagram) en LinkedIn (privacybeleid LinkedIn).

6.    Veiligheid

Intospace Management B.V. heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging of openbaarmaking.

Persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de daartoe bevoegde medewerkers van Intospace Management B.V. die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. De apparaten waarop uw gegevens zijn opgeslagen, zijn vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning en tweestapsverificatie. Hierbij gaat het vanzelfsprekend om de noodzakelijke apparaten, zoals computers, laptops en mobiele telefoons. Fysieke gegevens binnen Intospace Management B.V. worden in een afgesloten kast bewaard.

Voor de website of digitale gegevens maakt Intospace Management B.V. gebruik van Firewalls, beschermde software en antivirusprogramma’s. Ook wordt uw bezoek aan de website van Intospace Management B.V. beveiligd door een ‘’http’’ beveiliging. Dit betekent dat uw verbinding met Intospace Management B.V. privé is. Hiermee zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens tijdens het websitebezoek veilig blijven.

Indien Intospace Management B.V. gebruik maakt van diensten van derden, zoals een ICT-leverancier, zal Intospace Management B.V. in het kader van de bescherming van persoonsgegevens een afspraak vastleggen over adequate beveiligingsmaatregelen in een verwerkersovereenkomst.

Verder heeft Intospace Management B.V. een Functionaris voor Gegevensbescherming (hierna FG genoemd) die binnen Intospace Management B.V. toezicht houdt op de toepassing en naleving van het privacy beleid van Intospace Management B.V. en de wettelijke vereisten die gesteld worden aan het verwerken van persoonsgegevens.

Volledigheidshalve, meer informatie over de beveiliging van uw persoonsgegevens:

• Alle apparaten die toegang hebben tot uw persoonsgegevens en deel uitmaken van de verwerking van persoonsgegevens zijn door een wachtwoord beveiligd;
• Intospace Management B.V. verwerkt uw persoonsgegevens op apparaten die beveiligingssoftware hebben, zoals een firewall en beschermde software;
• De FG houdt toezicht op toepassing en naleving van het privacy beleid van Intospace Management BV;
• Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘http’ en het hangslotje in de adresbalk.

 

7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hoewel Intospace Management B.V. uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze persoonsgegevens verzameld en verwerkt, vinden wij het belangrijk om u toch te wijzen op de rechten die u in het kader van de AVG heeft.

• Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft altijd het recht om de door Intospace Management B.V. verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een e-mail met uw verzoek sturen aan backoffice@intospace.eu.

• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

Indien de door Intospace Management B.V. bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. Intospace Management B.V. zal de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.

• Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door Intospace Management B.V. aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als Intospace Management BV.

• Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

In bepaalde gevallen kunt u aan Intospace Management B.V. verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe heeft u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder treft u een lijst met situaties waarin Intospace Management B.V. uw gegevens dient te verwijderen:

• Indien de door Intospace Management B.V. verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het desbetreffende verwerkingsdoel.
• Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken. Bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ voor een nieuwsbrief.
• Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van Intospace Management BV, heeft u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw belangen zwaarder wegen dan die van Intospace Management BV.
• Indien Intospace Management B.V. gegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u een directe mogelijkheid om de gegevens door Intospace Management B.V. te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is Intospace Management B.V. verplicht om de verwerkte persoonsgegevens met de overschreden bewaartermijn te verwijderen.
• Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal Intospace Management B.V. onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.

Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de volgende pagina van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.

• Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 13 AVG)

Op het moment dat u van mening bent dat Intospace Management B.V. niet op een gedegen wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

• Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

Verder wijzen we u op de volgende rechten:

• Recht van beperking van (een deel van) de verwerking: onder voorwaarden heeft u het recht om van Intospace Management B.V. de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kortgezegd in dat Intospace Management B.V. de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien Intospace Management B.V. de gegevens niet langer nodig heeft terwijl deze nog wel nodig zijn voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
• Intrekking van toestemming: u heeft dit recht voor zover wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen verwerken. Het kan zijn dat Intospace Management B.V. u daardoor bepaalde diensten niet meer kan aanbieden.

 

Gebruik maken van bovenstaande rechten?

In de meeste gevallen is een e-mail naar tamara.badenbroek@intospace.eu genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van uw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identificering volstaan. Het gebruik maken van de genoemde rechten is kosteloos; behoudens misbruik.

We wijzen u er graag op de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat Intospace Management B.V. niet aan een bepaald verzoek gehoor kan geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen omstandigheden beoordelen. Intospace Management B.V. streeft ernaar om u altijd binnen twee weken van een reactie te voorzien op uw verzoek. Indien uw verzoek geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, zal de afwijzing altijd een motivatie bevatten.

Uw verzoeken, zoals hierboven bedoeld, kunt u richten aan:

Intospace Management B.V.
Functionaris Gegevensbescherming: Tamara Badenbroek
E-mailadres: tamara.badenbroek@intospace.eu
Postbus 3008, 5203 DA | ’s-Hertogenbosch
+31 (0) 85 90 28 900

8.    Inwerkingtreding en wijzigingen

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 20 september 2021 en voor het laatst geüpdatet in juni 2023. Intospace Management B.V. heeft het recht om de inhoud van deze privacyverklaring te allen tijde zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Wijzigingen in de privacyverklaring zullen op de websites van Intospace Management B.V. worden gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig de website.

9.    Vragen en contact

Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde persoonsgegevens of indien u hier vragen over heeft, kunt u contact opnemen met Intospace Management BV:

Intospace®
Postbus 3008 | 5203 DA 's-Hertogenbosch
backoffice@intospace.eu
+31 (0) 85 90 28 900

Bezoekadres
Het Zuiderkruis 23C
5215 MV ’s-Hertogenbosch

CLIC
Postbus 3008 | 5203 DA 's-Hertogenbosch
info@joinclic.nl
+31 (0) 85 90 28 900

Versie 2023